Si escribes un correo a un gran número de personas y no las añades en copia oculta, éstas pueden denunciarte. El hecho de no incluir los destinatarios en copia oculta puede suponer una infracción grave ya que incumple la Ley de Protección de Datos.
Un despiste tan clásico y aparentemente inocente como olvidarse de poner en copia oculta las direcciones de correo electrónico puede acabar resultando mucho más costoso de lo esperado. Numerosas empresas españolas ya han tenido que enfrentarse a una multa de entre 600 y 3.000 euros por revelar datos privados de sus clientes o de personas que les habían facilitado su e-mail con fines informativos.
Existen varias resoluciones de la AEPD en este sentido, por ejemplo, a una inmobiliaria le costó 3.000 € enviar una felicitación de Navidad a todos sus contactos. El correo se envió a casi 4.000 personas y todas sus direcciones eran visibles para el resto de destinatarios. Uno de ellos denunció el caso a la AEPD y ésta la dio la razón porque se había vulnerado el “deber de secreto”.
Hasta el momento no se ha sancionado a personas particulares por olvidarse de poner en copia oculta el e-mail de los destinatarios, sino que en todos los casos se trataba de correspondencias de empresa.
Enviar un correo con copia oculta supone que podemos incluir destinatarios sin que los demás se enteren de que han recibido el correo. Esto es utilizado sobre todo en comunicaciones internas de empresas o grupos de personas. Si no utilizamos la copia oculta todos los destinatarios pueden ver la cuenta de correo de los demás.
En este artículo hablamos de:
¿El correo electrónico es un dato de carácter personal?
La LOPD considera como dato de carácter personal aquel que se refiera a una persona física identificada o identificable. Hay veces que la cuenta de email permite identificar al usuario sin esfuerzos desproporcionados pero otras veces es difícil poder identificarlo. Para la AEPD casi cualquier email es un dato de carácter personal susceptible, por tanto, de protección. Puedes consultar nuestra guía para incluir el texto LOPD en tu correo para cualquier tipo de gestor que utilices.
¿Cómo enviar correos electrónicos con copia oculta?
La opción de copia oculta en la mayoría de aplicaciones de correo, como Outlook o Gmail, aparece como CCO, mientras que en otros (Mozilla Thunderbird) no se ha traducido y aparece como BCC (en inglés Blind Carbon Copy).
Utilizando la opción del correo electrónico “CCO” evitarás que los destinatarios de un mismo correo sepan a qué otras personas se lo has enviado, protegiendo de esta forma su privacidad. Además de cuidar la privacidad de tus contactos, evitarás que sus direcciones de correos caigan en manos de spammers ya que éstos se dedican a recolectar direcciones de correos de los mensajes reenviados a múltiples destinatarios para enviar correo basura (spam).
Los apartados que nos encontramos al enviar el email son:
1- De: Remitente que envía el correo (nuestro correo)
2- Para: Destinatario (direcciones a las que les mandaremos el correo)
3- CC: Con copia a, (direcciones que recibirán una copia del correo)
4- CCO: Con copia oculta a, (direcciones que recibirán una copia del correo, sin que se enteren los demás).
La AEPD impone una sanción de 20.000 euros a empresa de informática por una infracción de la normativa de Protección de datos. Por enviar correos electrónicos masivos sin copia oculta de las direcciones de e-mail.
Diferencia entre Para y CC
En el campo “Para” debemos incluir el destinatario o destinatarios principales a los que hacemos referencia en el contenido del email (a los que queremos enviar directamente el email) mientras que en el campo “CC” debemos incluir los destinatarios los cuales queremos que “estén al tanto” del contenido, pero sin ser ellos los receptores directos de la acción a tomar. Es decir, en este último campo incluimos las personas que queremos que reciban una copia de ese correo.
Tanto los destinatarios incluidos en Para como en CC, pueden responderse entre ellos y todas las direcciones están visibles por parte de todos los interlocutores.
Peligro de las cadenas de mensajes
¿Quién no ha recibido o enviado un correo con un Power Point gracioso? Si estos correos se envían en el ámbito doméstico o entre compañeros de trabajo no existe sanción aunque no se utilice la copia oculta. Pero sí es sancionable si utilizamos bases de datos o listas de clientes.
Sin embargo, recomendamos no utilizar el correo de la empresa para estos fines, ya que la mayoría de las cadenas de mensajes están creadas para el robo de información, realizar ataques masivos o colapsar la red. En los últimos años han proliferado estos mensajes de correo convencional que solicitan al remitente reenviarlo bajo la amenaza de que “romper la cadena” ocasiona mala suerte. Esto da lugar a una recopilación de direcciones de correo electrónico a las que posteriormente se les enviará Spam, virus o códigos maliciosos.
¿Por qué recibo “spam” en mi correo electrónico…?, la causa principal es el envío de esas cadenas de mensajes, las empresas que ofrecen productos piratas, aprovechan esta modalidad, infiltrándose en las empresas clandestinamente para recopilar información de todas las cuentas de correo electrónico registrado. Por eso es muy importante aprender a reconocer esas trampas.