Para enviar un email a varios destinatarios basta con introducir las direcciones de correo electrónico a las que se quiere enviar en el correspondiente apartado, sin embargo, si somos responsables o encargados del tratamiento de datos personales, tenemos que hacerlo cumpliendo con la Ley de Protección de Datos, ya que la dirección de correo electrónico se considera, en la mayoría de los casos, un dato personal.
En este artículo hablamos de:
¿Cómo poner varios destinatarios en un correo?
Para poner varios destinatarios en un correo electrónico tenemos tres opciones distintas:
- Introducir todas las direcciones de email en el apartado «Para» separadas por comas. Si bien, esta opción dejará a la vista de todos los destinatarios todas las direcciones de correo a las que el email se ha enviado. Esto, en el ámbito doméstico o privado no supondría un problema, sin embargo, si estamos actuando como un responsable o encargado del tratamiento (somos una empresa, un autónomo o cualquier otro tipo de organización), sí que podríamos estar incurriendo en una infracción de la LOPDGDD, cómo explicaremos más adelante.
- Introducir las direcciones de email en el apartado «CC», que a todos los efectos funciona como el método anterior, salvo que aquí ponemos las direcciones en un apartado diferente, para diferenciar entre el destinatario original y el resto (se usa a menudo en emails corporativos, cuando se quiere poner en copia a un responsable, por ejemplo). Las siglas «CC» se corresponden con «copia carbón», es decir, el email se envía igual a todos los destinatarios. Aquí las direcciones también quedan a la vista de todos los destinatarios.
- Introducir las direcciones de email en el apartado «CCO», es decir, «copia de carbón oculta». En este caso, las direcciones de los destinatarios quedan ocultas para ellos, y es la opción a la que debemos recurrir cuando necesitemos ocultar las direcciones de correo electrónico a las que enviamos una comunicación.
A continuación explicamos cómo enviar a varios destinatarios ocultando sus direcciones un email, puesto que es el método más recomendado para hacerlo y, cómo veremos más adelante, obligatorio si lo hacemos en calidad profesional, ya que el correo electrónico es un dato personal en la gran mayoría de los casos (la excepción son las direcciones de correo genéricas, como info@empresa.es).
En Gmail
Para enviar un email a varios destinatarios en Gmail sigue estos pasos:
- Pulsa en «Redactar».
- Cuando se abra la venta del cuerpo del email, pulsa en «Destinatarios», aparecerá «Para» y a un lado «Cc» y «CCO». Pulsa en «CCO».
- Aparecerá un apartado «CCO» donde debemos introducir las direcciones de correo a las que queramos enviar el email. No es necesario introducir ninguna dirección en «Para», de esa manera, ninguna quedará a la vista de los destinatarios.
Cabe señalar que si tenéis una cuenta empresarial, es posible, además, enviar correo personalizado a varios destinatarios en Gmail, utilizando para ello etiquetas de combinación. De esa forma, podrás saludar individualmente a cada destinatario.
En Outlook
Para enviar el mismo email a varios destinatarios en Outlook estos son los pasos a seguir:
- Pulsa en «Correo nuevo».
- En un lado del apartado «De» verás los iconos de «CC» y «CCO».
- Pulsa en «CCO», debajo de «Para» aparecerá el apartado correspondiente para introducir las direcciones de email ocultas.
También, para cuentas profesionales, es posible enviar correo personalizado a varios destinatarios en Outlook, creando saludos individuales para cada uno de ellos.
Envía emails a varios destinatarios cumpliendo la LOPDGDD
Si eres una empresa, un autónomo o cualquier otro tipo de organización, que necesita enviar un email a varios destinatarios, debes hacerlo cumpliendo la LOPDGDD, es decir, debes evitar que las direcciones de email queden a la vista de todos los destinatarios.
Para ello, tienes que colocar las direcciones a las que enviarás el email en el apartado CCO, sin colocar ninguna dirección en «Para», ya que esa quedaría a la vista para todos (la única dirección que deben poder ver los destinatarios es tu dirección).
Siempre que los destinatarios sean direcciones de correo de personas físicas, las direcciones deben ir en CCO.
Así mismo, incluso como usuarios particulares, deberíamos evitar enviar correos a varios destinatarios con sus direcciones visibles, si algunos de esos destinatarios no se conocen entre sí o no tienen ningún tipo de relación.
¿Me pueden sancionar por enviar un email a varios destinatarios sin ocultar sus direcciones?
Sí, como empresa, organización o profesional, nos pueden sancionar por enviar un email a varios destinatarios y no poner las direcciones en copia oculta. De hecho, ya hay varios casos en los que se ha sancionado a empresas por este hecho, con multas que han llegado a alcanzar los 10.000 euros, como la sanción que se impuso a un despacho de abogados en 2020.
No ocultar la dirección de correo de los destinatarios en envíos a varios de ellos o envíos masivos, supone una infracción del principio de confidencialidad del RGPD (art. 5), cuya gravedad dependerá del número de interesados afectados y la reiteración en el tiempo de esta conducta. Así, este tipo de infracción podría incluso ser catalogada como infracción muy grave, lo que supondría una multa de hasta 20 millones de euros (o el 4% de la facturación anual).
Por ello, si queremos evitar denuncias y sanciones, siempre que hagamos esta clase de envíos masivos, debemos usar el campo CCO para introducir las direcciones de los destinatarios, de la misma forma que incluimos ya el texto LOPD en los correos electrónicos.